ESTANDARES PARA LOS ESTUDIOS DE ABOGADOS
ANTECEDENTES:
Las recientes auditorias a los Estudios de Provincias encargados de la cobranza de deudas previsionales de Integra, han demostrado que muchas veces los estudios no cuentan con un orden mínimo para el manejo de los expedientes, no utilizan una forma de archivarlos adecuada, ni lo disponen de manera y en espacios convenientes para su archivo, tampoco cuentan con una infraestructura aparente, con mobiliario apropiado, ni un personal idóneo ni en número suficiente.
Lo anteriormente dicho determina que los Estudios de Provincias:
- Pierdan mucho tiempo en el manejo de la cartera por efecto del desorden en el que se encuentran los expedientes.
- No emplean herramientas que podrían ser utilizadas, para realizar una gestión de cobranza efectiva, con una cartera de nuestras características.
En este orden de ideas el Estudio deberá de contar con lo siguiente:
Un procedimiento de llamadas telefónicas a los empleadores, que permita un registro que contenga el día, hora, la persona, el cargo que ocupa, y el resultado de la llamada telefónica, dicho archivo deberá estar en una base de datos accesible en Excel y mantenerse continuamente actualizado; debiendo ordenarse la información por empresa a fin de poder (en caso sea necesario para el Estudio de Abogados, la AFP o el Auditor) contar con el record de llamadas y el detalle de las mismas.
Un procedimiento de cartas de cobranza “clasificadas” a los empleadores, dependiendo el tipo de deuda (Mora Presunta, DSP, Bajo Pago, Repro, FCB), por remesa u otros criterios que pueda desarrollar el Estudio, por ejemplo por distrito, por cuantía de deuda, por casos inubicables, etc.; Dichos cargos deberán estar archivados en el file de la empresa, no en el falso expediente, ya que no constituye parte del proceso judicial sino extrajudicial.
Expediente de Gestión: Mantener un archivo físico (fólder) que contenga un informe actualizado de la gestión que se viene efectuando contra el empleador; hay que tener en cuenta que dicha gestión no esta referida a los procesos judiciales sino mas bien al desarrollo de la gestión extrajudicial que de manera paralela al proceso el Estudio ha efectuado y actualmente se encuentra efectuando; de esta manera el “expediente de gestión” por llamarlo de alguna manera deberá contener un informe de las visitas efectuadas por los gestores, con indicación precisa de la fecha de la visita, el nombre y cargo de la persona con quien ha llegado a tener contacto con en empresa, el resultado o el compromiso que asume el empleador para el pago de su deuda; los documentos que contengan los compromisos de pago, y una conclusión de las medidas que el gestor de cobranza recomienda realizar para la gestión de embargo o el señalamiento de bien libre de gravamen, de ser el caso; en caso se haya decidido efectuar las medidas de embargo o ya se encuentren iniciadas, dicho expediente deberá incluir el resultado de la “Investigación Patrimonial” la cual deberá contener el resultado de la búsqueda en los Registros Públicos de Propiedad Inmueble, y vehicular, descripción de la verificación domiciliaria, verificar la existencia de bienes muebles que puedan ser pasibles de ser secuestrados, relación de clientes del deudor, por los cuales fuera posible plantear un embargo en forma de retención de créditos por cobrar; dicha información podrá ser obtenida como resultado de las que se efectúen con los representantes del empleador; a propósito de poder evaluar un posible cronograma de pagos, deberá exigirse al empleador información contable y los principales clientes y su flujo de ingresos, ya que en caso de incumplimiento de un posible cronograma, esta misma información podrá ser usada para lograr la recuperación de la deuda.
Gestión de visitas a los empleadores , para lo cual deberá contar con un criterio de clasificación de la cartera y establecer los cronogramas de visitas que permita informar a la AFP, cuales serán las próximas visitas que se realizaran durante la presente semana, la gestión de visita al empleador deberá ser sustentada con un informe el cual deberá contener los siguientes puntos; fecha de la visita persona entrevistada, cargo en la empresa, respuesta de la empresa ante la visita, y recomendaciones del auditor para la siguiente etapa de la cobranza, dicho informe deberá de ser archivado dentro del “expediente de gestión”
Cronogramas de Pago : Para poder aceptar un cronograma de pagos a un empleador, previamente deberá de haberse efectuando las visitas a la empresa por parte del gestor encargado, asimismo haber efectuado la investigación patrimonial y solicitar el detalle de los clientes con los que trabaja, así como el flujo de ingresos y egresos; se debe tener en cuenta que el cronograma no constituye un documento que nos asegurara el pago de la deuda por el empleador, por tal razón no debe de aceptarse un cronograma de manera indiscriminada, dado que existe total responsabilidad por parte del Estudio en el seguimiento y control que debe efectuarse a dicho compromiso (verificar sus pagos en el AS400) , el documento que contenga el cronograma de pagos deberá contener el mínimo de datos siguientes: El monto total de la deuda que el empleador reconoce adeudar por concepto de capital y la proyección de intereses a la fecha del cronograma, las fechas de pago en que se amortizaran los periodos adeudados; en caso excepcional el empleador pueda cancelar únicamente cuotas fijas, deberá indicarse también la fecha de pago y el periodo al cual procederá a imputarse (el empleador será responsable de la confección de las planillas a fin de cuadrarlas con el monto de las cuotas fijas que cancelara); es recomendable que en caso se llegue a aceptar el cronograma que el empleador gire cheques diferidos como garantía del cumplimiento del pago de las obligaciones, los mismos que podrán ser devueltos al cumplimiento del pago del primer periodo del fraccionamiento, y solicitar nuevos cheques que garanticen el cumplimiento de la siguiente cuota o periodo; no se debe olvidar que el otorgamiento del cronograma es una potestad del Estudio y no una obligación frente al empleador, pero dicha situación debe tener ciertas limitaciones como no aceptar un cronograma a mas de 6 meses en ningún caso, salvo previa coordinación con el supervisor encargado del Estudio en el Dpto. de Cobranza Judicial.
Archivamiento de los falsos expedientes: Es necesario contar con un orden uniforme en el archivamiento y control de la información para su mejor manejo y ubicación en caso sea requerido por la AFP; esta uniformidad en que debe manejarse la información revierte un carácter de suma importancia, tanto para el manejo ordenado por parte del Estudio, tanto como para los requerimientos del Auditor y la Superintendencia de Banca y Seguros; en tal sentido será obligatorio que los Estudios mantengan archivados los falsos expedientes por empleador y/o por empleador y Juzgado a fin de contar con una mayor celeridad para ubicar los falsos expedientes al momento que sean requeridos.
Envío de los falsos expedientes al Dpto. de Cobranza Judicial: Todos los expedientes que se encuentren concluidos, ya sea por termino por regularización o pago (evento 280 y 271) y aquellos que se encuentran en estado de inubicabilidad deberán ser remitidos semanalmente al Supervisor encargado del Estudio de Abogados, antes del envío de los expedientes deberán de efectuar las coordinaciones con el Supervisor encargado del Estudio
El procedimiento de casos inubicables: A fin de que el Estudio determine que un empleador se encuentra inubicable debe de agotar todas las búsquedas que tengan como fin ubicar una posible dirección del empleador o de sus representantes legales, con dicho fin deberá de efectuar una búsqueda en la pagina web de la Sunat y en las Paginas Amarillas de Telefónica, deberá adjuntar el informe de gestión y efectuar una búsqueda en el Registro de Propiedad Inmueble de la localidad, siempre y cuando el resultado sea negativo podrá proceder a remitir el expediente con la información indicada
El procedimiento para casos de consignaciones: Cuando un empleador proceda a efectuar una consignación dentro del proceso de cobranza de aportes, el Estudio deberá de oponerse al monto del certificado de consignación señalando que el monto es insuficiente para cubrir el monto total de la deuda demandada, debido a que existen intereses generados hasta la fecha efectiva de pago, que no han sido contemplados, pero procederá a solicitar el retiro del certificado de consignación; en caso tenga problemas para el retiro del certificado de consignación, deberá efectuar las coordinaciones con el Supervisor encargado del Estudio a fin de que se proceda a la formalización de la delegación del poder de representación para poder retirar el certificado; una vez el Estudio cuente con el certificado deberá de remitirlo al Supervisor encargado con una carta indicando la Razón Social del empleador, el numero de expediente y la emisión a la que corresponde; una vez que dicho pago haya sido acreditado el Supervisor encargado deberá de remitir el detalle de la deuda que ha podido ser acreditada y el saldo pendiente por el cual el Estudio continuara la cobranza al Empleador.
Infraestructura y equipamiento: La infraestructura requerida esta referida al ambiente físico de trabajo como a la comodidad que debe brindar para la atención a los representantes de los empleadores cuando acudan a sus oficinas con propósito de proceder al pago de la deuda y el equipamiento a las herramientas de comunicación con que debe contar el Estudio para su propia gestión.
Teniendo en cuenta dicha situación, el Estudio de Abogados deberá de contar como mínimo con:
Recepción ; un área con el mobiliario necesario que permita una atención cómoda, por ejemplo un juego de sofás para oficina.
Un baño ; que se encuentre en condiciones higiénicas.
Oficina o sala para atención al empleador ; podrá ser la propia oficina del abogado principal, otro abogado o de un asistente o la secretaria jurídica.
Archivo ; un espacio físico donde se encuentren almacenados los falsos expedientes, de acuerdo a los estándares de archivo, en caso la oficina o sala de trabajo, sea lo suficientemente amplia, el Archivo podrá estar dentro de la misma.
Oficina o sala de trabajo : La cual servirá para que el gestor pueda preparar la información de sus visitas a los empleadores, la misma en donde podrán prepararse las demandas a ser presentadas a los Juzgados de Paz Letrados; dicha oficina no servirá para atención al empleador, dado que estará siendo generalmente usada para trabajo del propio personal del Estudio.
Línea Telefónica : Una línea telefónica Libre, para poder contar con comunicación permanente con el Dpto. de Cobranza Judicial y los empleadores, dicha línea telefónica no podrá ser usada en acceso para Internet, para lo cual será necesaria otra adicional.
Computadoras : Que tengan acceso a Internet, mínimo tres, una para el gestor, otra para la secretaria jurídica y una para el abogado
Internet : Indispensable para el uso del AS400 y una cuanta de correo electrónico para comunicación con el Dpto. de Cobranza de manera fluida.
Celular : Indispensable para mantener contacto en casos que se requiera de urgencia.
Personal: Para que un Estudio pueda desarrollar su gestión de cobranza de manera adecuada debe contar con un personal mínimo que garantice su buen funcionamiento, así consideramos que el Estudio debe contar con personal mínimo que efectúe las siguientes funciones:
- Recepción y atención del empleador.
- Seguimiento de los procesos judiciales
- Ejecución de los embargos
- Gestión de visita a los empleadores
- Gestión telefónica
- Archivamiento de los falsos expedientes
La cantidad de personal con la que deberá de contar el Estudio, dependerá de la cantidad de procesos judiciales que tenga a su cargo, las zonas que tenga asignadas, la cuantía que representen dichos procesos, etc.; no obstante si bien no buscamos cuantificar un numero preciso de personas que deberá de mantener cada Estudio, consideramos que el requerimiento mínimo de personal serán tres personas, las mismas que podrán desempeñarse desarrollando las siguientes funciones:
Una secretaria jurídica
- Recepción y atención del empleador.
- Archivamiento de los falsos expedientes
Un gestor de Cobranzas
- Gestión telefónica
- Gestión de visita a los empleadores
Un Abogado
- Seguimiento de los procesos judiciales
- Ejecución de los embargos
3 comentarios
Pavoguze -
Cbuwunedud -
Gaby -
Saludos y gracias por la información.
Gabriela T.