Trabajos

ESTANDARES PARA LOS ESTUDIOS DE ABOGADOS

ANTECEDENTES:

Las recientes auditorias a los Estudios de Provincias encargados de la cobranza de deudas previsionales de Integra, han demostrado que muchas veces los estudios no cuentan con un orden mínimo para el manejo de los expedientes, no utilizan una forma de archivarlos adecuada, ni lo disponen de manera y en espacios convenientes para su archivo, tampoco cuentan con una infraestructura aparente, con mobiliario apropiado, ni un personal idóneo ni en número suficiente.

Lo anteriormente dicho determina que los Estudios de Provincias:

1. Pierdan mucho tiempo en el manejo de la cartera por efecto del desorden en el que se encuentran los expedientes.
2. No emplean herramientas que podrían ser utilizadas, para realizar una gestión de cobranza efectiva, con una cartera de nuestras características.

ESTANDARES

 

En este orden de ideas el Estudio deberá de contar con lo siguiente:

Un procedimiento de llamadas telefónicas a los empleadores, que permita un registro que contenga el día, hora, la persona, el cargo que ocupa, y el resultado de la llamada telefónica, dicho archivo deberá estar en una base de datos accesible en Excel y mantenerse continuamente actualizado; debiendo ordenarse la información por empresa a fin de poder (en caso sea necesario para el Estudio de Abogados, la AFP o el Auditor) contar con el record de llamadas y el detalle de las mismas.

Un procedimiento de cartas de cobranza “clasificadas” a los empleadores, dependiendo el tipo de deuda (Mora Presunta, DSP, Bajo Pago, Repro, FCB), por remesa u otros criterios que pueda desarrollar el Estudio, por ejemplo por distrito, por cuantía de deuda, por casos inubicables, etc.; Dichos cargos deberán estar archivados en el file de la empresa, no en el falso expediente, ya que no constituye parte del proceso judicial sino extrajudicial.

Expediente de Gestión: Mantener un archivo físico (fólder) que contenga un informe actualizado de la gestión que se viene efectuando contra el empleador; hay que tener en cuenta que dicha gestión no esta referida a los procesos judiciales sino mas bien al desarrollo de la gestión extrajudicial que de manera paralela al proceso el Estudio ha efectuado y actualmente se encuentra efectuando; de esta manera el “expediente de gestión” por llamarlo de alguna manera deberá contener un informe de las visitas efectuadas por los gestores, con indicación precisa de la fecha de la visita, el nombre y cargo de la persona con quien ha llegado a tener contacto con en empresa, el resultado o el compromiso que asume el empleador para el pago de su deuda; los documentos que contengan los compromisos de pago, y una conclusión de las medidas que el gestor de cobranza recomienda realizar para la gestión de embargo o el señalamiento de bien libre de gravamen, de ser el caso; en caso se haya decidido efectuar las medidas de embargo o ya se encuentren iniciadas, dicho expediente deberá incluir el resultado de la “Investigación Patrimonial” la cual deberá contener el resultado de la búsqueda en los Registros Públicos de Propiedad Inmueble, y vehicular, descripción de la verificación domiciliaria, verificar la existencia de bienes muebles que puedan ser pasibles de ser secuestrados, relación de clientes del deudor, por los cuales fuera posible plantear un embargo en forma de retención de créditos por cobrar; dicha información podrá ser obtenida como resultado de las que se efectúen con los representantes del empleador; a propósito de poder evaluar un posible cronograma de pagos, deberá exigirse al empleador información contable y los principales clientes y su flujo de ingresos, ya que en caso de incumplimiento de un posible cronograma, esta misma información podrá ser usada para lograr la recuperación de la deuda.

Gestión de visitas a los empleadores , para lo cual deberá contar con un criterio de clasificación de la cartera y establecer los cronogramas de visitas que permita informar a la AFP, cuales serán las próximas visitas que se realizaran durante la presente semana, la gestión de visita al empleador deberá ser sustentada con un informe el cual deberá contener los siguientes puntos; fecha de la visita persona entrevistada, cargo en la empresa, respuesta de la empresa ante la visita, y recomendaciones del auditor para la siguiente etapa de la cobranza, dicho informe deberá de ser archivado dentro del “expediente de gestión”

Cronogramas de Pago : Para poder aceptar un cronograma de pagos a un empleador, previamente deberá de haberse efectuando las visitas a la empresa por parte del gestor encargado, asimismo haber efectuado la investigación patrimonial y solicitar el detalle de los clientes con los que trabaja, así como el flujo de ingresos y egresos; se debe tener en cuenta que el cronograma no constituye un documento que nos asegurara el pago de la deuda por el empleador, por tal razón no debe de aceptarse un cronograma de manera indiscriminada, dado que existe total responsabilidad por parte del Estudio en el seguimiento y control que debe efectuarse a dicho compromiso (verificar sus pagos en el AS400) , el documento que contenga el cronograma de pagos deberá contener el mínimo de datos siguientes: El monto total de la deuda que el empleador reconoce adeudar por concepto de capital y la proyección de intereses a la fecha del cronograma, las fechas de pago en que se amortizaran los periodos adeudados; en caso excepcional el empleador pueda cancelar únicamente cuotas fijas, deberá indicarse también la fecha de pago y el periodo al cual procederá a imputarse (el empleador será responsable de la confección de las planillas a fin de cuadrarlas con el monto de las cuotas fijas que cancelara); es recomendable que en caso se llegue a aceptar el cronograma que el empleador gire cheques diferidos como garantía del cumplimiento del pago de las obligaciones, los mismos que podrán ser devueltos al cumplimiento del pago del primer periodo del fraccionamiento, y solicitar nuevos cheques que garanticen el cumplimiento de la siguiente cuota o periodo; no se debe olvidar que el otorgamiento del cronograma es una potestad del Estudio y no una obligación frente al empleador, pero dicha situación debe tener ciertas limitaciones como no aceptar un cronograma a mas de 6 meses en ningún caso, salvo previa coordinación con el supervisor encargado del Estudio en el Dpto. de Cobranza Judicial.

Archivamiento de los falsos expedientes: Es necesario contar con un orden uniforme en el archivamiento y control de la información para su mejor manejo y ubicación en caso sea requerido por la AFP; esta uniformidad en que debe manejarse la información revierte un carácter de suma importancia, tanto para el manejo ordenado por parte del Estudio, tanto como para los requerimientos del Auditor y la Superintendencia de Banca y Seguros; en tal sentido será obligatorio que los Estudios mantengan archivados los falsos expedientes por empleador y/o por empleador y Juzgado a fin de contar con una mayor celeridad para ubicar los falsos expedientes al momento que sean requeridos.

Envío de los falsos expedientes al Dpto. de Cobranza Judicial: Todos los expedientes que se encuentren concluidos, ya sea por termino por regularización o pago (evento 280 y 271) y aquellos que se encuentran en estado de inubicabilidad deberán ser remitidos semanalmente al Supervisor encargado del Estudio de Abogados, antes del envío de los expedientes deberán de efectuar las coordinaciones con el Supervisor encargado del Estudio

El procedimiento de casos inubicables: A fin de que el Estudio determine que un empleador se encuentra inubicable debe de agotar todas las búsquedas que tengan como fin ubicar una posible dirección del empleador o de sus representantes legales, con dicho fin deberá de efectuar una búsqueda en la pagina web de la Sunat y en las Paginas Amarillas de Telefónica, deberá adjuntar el informe de gestión y efectuar una búsqueda en el Registro de Propiedad Inmueble de la localidad, siempre y cuando el resultado sea negativo podrá proceder a remitir el expediente con la información indicada

El procedimiento para casos de consignaciones: Cuando un empleador proceda a efectuar una consignación dentro del proceso de cobranza de aportes, el Estudio deberá de oponerse al monto del certificado de consignación señalando que el monto es insuficiente para cubrir el monto total de la deuda demandada, debido a que existen intereses generados hasta la fecha efectiva de pago, que no han sido contemplados, pero procederá a solicitar el retiro del certificado de consignación; en caso tenga problemas para el retiro del certificado de consignación, deberá efectuar las coordinaciones con el Supervisor encargado del Estudio a fin de que se proceda a la formalización de la delegación del poder de representación para poder retirar el certificado; una vez el Estudio cuente con el certificado deberá de remitirlo al Supervisor encargado con una carta indicando la Razón Social del empleador, el numero de expediente y la emisión a la que corresponde; una vez que dicho pago haya sido acreditado el Supervisor encargado deberá de remitir el detalle de la deuda que ha podido ser acreditada y el saldo pendiente por el cual el Estudio continuara la cobranza al Empleador.

Infraestructura y equipamiento: La infraestructura requerida esta referida al ambiente físico de trabajo como a la comodidad que debe brindar para la atención a los representantes de los empleadores cuando acudan a sus oficinas con propósito de proceder al pago de la deuda y el equipamiento a las herramientas de comunicación con que debe contar el Estudio para su propia gestión.

Teniendo en cuenta dicha situación, el Estudio de Abogados deberá de contar como mínimo con:

Recepción ; un área con el mobiliario necesario que permita una atención cómoda, por ejemplo un juego de sofás para oficina.

Un baño ; que se encuentre en condiciones higiénicas.

Oficina o sala para atención al empleador ; podrá ser la propia oficina del abogado principal, otro abogado o de un asistente o la secretaria jurídica.

Archivo ; un espacio físico donde se encuentren almacenados los falsos expedientes, de acuerdo a los estándares de archivo, en caso la oficina o sala de trabajo, sea lo suficientemente amplia, el Archivo podrá estar dentro de la misma.

Oficina o sala de trabajo : La cual servirá para que el gestor pueda preparar la información de sus visitas a los empleadores, la misma en donde podrán prepararse las demandas a ser presentadas a los Juzgados de Paz Letrados; dicha oficina no servirá para atención al empleador, dado que estará siendo generalmente usada para trabajo del propio personal del Estudio.

Línea Telefónica : Una línea telefónica Libre, para poder contar con comunicación permanente con el Dpto. de Cobranza Judicial y los empleadores, dicha línea telefónica no podrá ser usada en acceso para Internet, para lo cual será necesaria otra adicional.

Computadoras : Que tengan acceso a Internet, mínimo tres, una para el gestor, otra para la secretaria jurídica y una para el abogado

Internet : Indispensable para el uso del AS400 y una cuanta de correo electrónico para comunicación con el Dpto. de Cobranza de manera fluida.

Celular : Indispensable para mantener contacto en casos que se requiera de urgencia.

Personal: Para que un Estudio pueda desarrollar su gestión de cobranza de manera adecuada debe contar con un personal mínimo que garantice su buen funcionamiento, así consideramos que el Estudio debe contar con personal mínimo que efectúe las siguientes funciones:

• Recepción y atención del empleador.
• Seguimiento de los procesos judiciales
• Ejecución de los embargos
• Gestión de visita a los empleadores
• Gestión telefónica
• Archivamiento de los falsos expedientes

La cantidad de personal con la que deberá de contar el Estudio, dependerá de la cantidad de procesos judiciales que tenga a su cargo, las zonas que tenga asignadas, la cuantía que representen dichos procesos, etc.; no obstante si bien no buscamos cuantificar un numero preciso de personas que deberá de mantener cada Estudio, consideramos que el requerimiento mínimo de personal serán tres personas, las mismas que podrán desempeñarse desarrollando las siguientes funciones:

Una secretaria jurídica

• Recepción y atención del empleador.
• Archivamiento de los falsos expedientes

Un gestor de Cobranzas

• Gestión telefónica
• Gestión de visita a los empleadores

Un Abogado

• Seguimiento de los procesos judiciales
• Ejecución de los embargos

¿SABIA USTED QUE EL PACTO DE REVERSIÓN PREVISTO POR LA LEY CIVIL PERUANA GENERA UNA INEFICIENTE ASIGNACIÓN DE RECURSOS?

Inmagínemonos que “A” dona un terreno a “B” y en una de las claúsulas del contrato de donación se estipula la facultad de reversión a favor del donante. “B” construye un inmueble y lo arrienda a terceros. “A” envia una carta notarial comunicando a “B” que desea hacer uso de su facultad de reversión.

Ante ello, ¿deben “A” y “B” llegar a otro acuerdo?. ¿Corresponde a “A” quedarse con el inmueble y pagar a “B” su valor?. ¿Debe “A” indemnizar a “B” por el lucro cesante que le irrogaría la reversión del bien donado?. ¿Deben “A” y “B” recurrir a un proceso judicial o arbitral, en caso de no llegar a un acuerdo?.

Todas estas interrogantes se suscitan porque el legislador de 1984 ha optado por dejar a la libre voluntad de los contratantes la regulación de las causales, los plazos y demás reglas a seguir para que el donante pueda efectivamente revertir el bien donado.

Adviértase que el artículo 1631 del Código Civil -única norma mediante la que se regula al pacto de reversión- prescribe lo siguiente: “Puede establecerse la reversión sólo en favor del donante. La estipulada en favor de tercero es nula; pero no producirá la nulidad de la donación.”

Siendo esto así, cada vez que se desee incluir el pacto de reversión en un contrato de donación, donante y donatario deberán negociar, por ejemplo, lo relativo a:

- Cuáles serán los supuestos en los que el donante estará legitimado para revertir la transferencia efectuada.

-Durante cuánto tiempo gozará el donante de la facultad de reversión.

-Qué ocurriría si el donatario vende, arrienda o permuta el bien donado y con posterioridad a ello, el donante desea hacer uso de su facultad de reversión.

- Cuál debe ser el procedimiento a seguir cuando el donatario haya constituido gravámenes sobre el bien con anterioridad a la fecha en la que el donante pretende revertir lo donado.

-En caso que el donatario haya efectuado modificaciones o mejoras en el bien, qué reglas se aplicarán.

Todo ello, sin duda alguna, incrementa los costos de transacción propios a un contrato de donación.

En efecto, un donatario diligente antes de aceptar un contrato de donación, se informará acerca de la titularidad que corresponde al donante, de la existencia de gravámenes o no, de la posibilidad de que dicha donación constituya una simulación con fines fraudulentos, entre otras consideraciones. Esta información requiere evidentemente de tiempo, dinero y hasta de la contratación de un abogado asesor.

Recuérdese, además, que el contrato de donación es uno formal. Ello significa que su celebración requiere que las partes asuman no sólo los costos de negociación (tiempo, energías, dinero, etc) connaturales a todo acuerdo de partes, sino que -además- por imperio de la Ley, asuman costos notariales.

De acuerdo a los artículos 1624 y 1625 del Código Civil, la donación debe constar por escrito de fecha cierta o en Escritura Pública, respectivamente, bajo sanción de nulidad. Dicha regla se exceptúa tratándose de una donación de bienes muebles cuyo valor no excede el límite legal o de una que se efectúe con ocasión de bodas o acontecimientos similares.

Debe considerarse, asimismo, que la donación de inmuebles requiere inscribirse en el Registro de la Propiedad Inmueble, a fin de otorgar al derecho del donante mayor seguridad jurídica y oponibilidad erga omnes, en especial ante una probable concurrencia de acreedores.

En este contexto, el pacto de reversión viene a incrementar los costos de negociación del contrato de donación.

Y aún más. El pacto de reversión tiene una incidencia injusta e ineficiente en la conducta del donante. Tal afirmación se justifica en lo siguiente:

1. Si el donante revierte los efectos de la donación ocasionaría que los recursos utilizados en la negociación del contrato hayan sido invertidos a fondo perdido, generándose así un desperdicio de tiempo, energías, expectativas y dinero.

2. Si partimos de la premisa de que todo contratante actúa de manera racional, el pacto de reversión puede desincentivar la celebración de un contrato de donación. Sin duda, será poco probable que un individuo acepte un negocio jurídico cuyos costos pueden ser mayores a los beneficios que aquél genera, ya que nadie actúa a sabiendas de que la relación jurídica por contraer podría perjudicar sus intereses(*).

3. El pacto de reversión puede convertir al contrato de donación en fuente de daños al donatario.

En efecto, el pacto de reversión podría generar externalidades que difícilmente serán asumidas por el donante. Considerése que si bien es cierto que todo aquel que genera un daño a otro debe indemnizarlo (artículo 1969 del C.C), también lo es que si dicho daño es irrogado mediante el ejercicio regular de un derecho -como es el caso del donante que hace uso del pacto de reversión- la obligación de indemnizar desaparece (artículo 1971 del C.C).

4. El pacto de reversión supone un exceso de libertad por parte del donante en la autoregulación del contrato que atenta contra el principio de igualdad entre las partes y la obligatoriedad del contrato.

Nos explicamos.

De un lado, el pacto de reversión denota una posición de supremacía del donante sobre el donatario, toda vez que aquél es capaz de dar y luego quitar.

De otro lado, si se entiende que la obligatoriedad del acuerdo es uno de los pilares sobre los que descansa el contrato, ¿Cómo explicar el que por virtud de la ley, el donante pueda desdecir el contenido de su propia voluntad primigeniamente declarada?

Si bien es cierto que bajo el principio de la autonomía de la voluntad, las partes tienen la posibilidad de autoregular el acuerdo, el pacto de reversión hace que la obligatoriedad de la expresión de la voluntad declarada por el donante desaparezca.

Por lo demás, no creemos que la gratuidad de la transferencia de propiedad sea argumento suficiente para justificar esto último.

Con base en las consideraciones anotadas y ante los costos de transacción que implica la celebración de un contrato de donación, consideramos que la regulación del pacto de reversión no debe dejarse a la entera decisión del mercado, pues ello puede llevar a una ineficiente asignación de recursos.

Así las cosas, estimo que necesario que los límites al ejercicio del pacto de reversión sean demarcados a través de la decisión centralizada del Estado.

Recuérdese que en casos como el anotado (en el que los costos de transacción son altos) sí importa la solución legal que se adopte. Así lo sostiene Ronald Coase en la segunda formulación de su teorema: “ Si los costos de transacción son significativamente superiores a cero, sí importa la solución legal que se adopte para llegar a la solución más eficiente.”

La ausencia de normas jurídicas que limiten y parametren la voluntad del donante puede derivar en conductas vejatorias y abusivas que afecten no sólo al donatario, sino también a terceros relacionados con el objeto de la donación. Y lo que es peor aún, ello determinaría que el pacto de reversión tenga virtualidad suficiente para disminuir de manera importante los beneficios que brinda la donación, a saber: la reasignación de recursos escasos que permita la maximización del beneficio social.

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(*) Comentarios similares pueden formularse respecto del pacto de retroventa previsto en el artículo 1586 y siguientes, sin embargo por razones de claridad y espacio nos ceñiremos al análisis del pacto de reversión en el contrato de donación.